Événement en présentiel, en distanciel ou format hybride ? C’est la grande question que les annonceurs se posent lorsqu’ils envisagent l’organisation d’un événement qu’il soit interne ou externe.

A la suite de la pandémie, des arbitrages budgétaires et d’une éco-responsabilité plus poussée chez les annonceurs, les cartes de l’événementiel ont été rebattues.

Selon Henri Bergson, choisir revient à exclure. Mais est-ce réellement le cas ? Quand faut-il envisager l’événement en distanciel, en physique ou opter pour un événement hybride ? Dans cet article, nous vous présentons les différences, les avantages et les particularités des formats d’événements.

Les différents formats

L’événement en présentiel

Format événementiel historique, il n’est plus à présenter. Il a été le réflexe de tous les annonceurs. Privilégié pour des rencontres à forte valeur ajoutée en relationnel comme des événements grands comptes, des team-building ou du networking, il est aujourd’hui challengé par les formats hybrides et distanciels.

Victime de la pandémie et de son « classicisme », il a bénéficié de l’émergence des nouveaux formats qui lui ont insufflé un vent de nouveautés et d’innovations.

Les avantages :

• Un format connu de tous et facile à vendre au top management
• Des temps de partage plus fluides et plus intenses 
• Le relationnel et l’humain
• La découverte et l’exclusivité de nouvelles destinations
• Des moments festifs et fédérateurs en dehors du cadre du travail

Les points de vigilance :

• Les délais de préparation et la logistique
• Le rythme à tenir sur un temps plus long
• Le budget
• Le manque de souplesse et d’agilité vs les autres formats 
• L’empreinte carbone

L’événement digital ou distanciel

Le format 100% digital ne souffre pas de limite géographique et sa portée est considérable. On le retrouve décliné sous tous les formats MICE : du meeting ComEx, au team building, en passant par le reveal produit.
Contrairement aux idées reçues, un événement digital ne coûte pas beaucoup moins cher qu’un événement physique à qualité équivalente.
Naturellement plus facile à inscrire dans le temps, l’outil digital favorise les temps de communication pré et post-event qui demandent des contenus engageants. D’autre part, la plateforme de diffusion et d’interaction doit également être performante pour garantir la meilleure expérience possible.

Les avantages :

• Pas de limite géographique, temporelle ou logistique
• Une centralisation des outils d’inscription et de diffusion
• L’accessibilité à une audience significativement plus large via la plateforme et un replay à disposition
• Une empreinte carbone diminuée
• Des insights précis sur l’audience et un ROI plus mesurable

Les points de vigilance :

• L’importance d’une équipe technique solide et expérimentée
• La nécessité d’un matériel technique de qualité
• Une connexion dédiée haut débit
• Un contenu court et impactant pour lutter contre le décrochage et la perte d’attention
• Des répétitions car le format plateau télé est plus impressionnant
• Le taux d’inscription versus le taux de participation.

L’événement hybride

Cette version du meilleur des deux mondes est très séduisante, car elle regroupe, non sans challenges, les avantages du présentiel et du virtuel.
Les events hybrides ne sont pas simplement une retransmission live du offline, mais la création, via une extension digitale, d’un terrain commun entre off et on qui offre le même degré d’engagement auprès d’une cible plus large.

Les avantages :

• La consommation de tout ou partie du contenu par une cible plus large
• Le confort de l’accessibilité (physique ou digitale)
• L’alliance du meilleur des deux mondes

Les points de vigilance :

• L’importance de choisir un lieu modulable et fonctionnel sans contrainte pour les audiences et les équipes techniques
• Veiller à inclure toutes les audiences qu’elles soient physiques ou digitales en offrant la même qualité d’expérience
• Penser des formats courts, impactants et rythmés
• Le budget : on retrouvera des coûts imputés à chaque format

Comment choisir ?

Le choix du format de votre événement se fait selon vos objectifs, votre message et vos contraintes géographiques et/ou budgétaires. Sans ces éléments, l’arbitrage est complexe.

On note tout de même des grandes tendances selon les formats :

• Le présentiel pour des événements à forte valeur ajoutée en relationnel et des échanges privilégiés, types événements VIP, grands comptes ou du closing commercial.
• Le distanciel pour des événements de notoriété et de visibilité qui permettent de toucher une audience plus large à moindre coût par personne.
• Le format hybride pour des événements à double objectifs.

Si vous rencontrez des difficultés pour construire votre cahier des charges, n’hésitez pas à nous contacter. Le co-design, ça nous parle !

La parole de client

« A l’origine, nos événements go-to-market sont des événements physiques destinés à nos clients et prospects. Nous avons opté pour un format 100% digital de qualité avec des contenus de 15-20mn à forte valeur ajoutée comme l’intervention d’experts de l’industrie.

Nous souhaitions proposer une rencontre enrichissante sur l’industrie visant à renforcer notre position de leader.

Pour offrir une expérience premium à nos participants, nous désirions nous adresser  à eux dans leur langue en leur proposant un contenu de qualité avec un confort d’accessibilité via une plateforme évènementielle offrant de l’interactivité.

Le format de cet évènement digital s’est avéré payant. Nous avons noté un taux de participation 5 fois plus élevé que les précédentes éditions physiques et nous avons pu acquérir de nouveau leads qualifiés.

Pour des événements à objectifs plus engageants ou plus “bas de funnel”, je privilégierais toutefois le format physique, car plus adapté à mon marché. »

Marie Ninauve – Campaign and Event manager at Lectra

Le contenu : un challenge cross format

Quelque soit le format arrêté pour votre événement, le contenu reste le nerf de la guerre.

Le contenu sera à adapter et à penser selon le format, bien entendu, mais reste néanmoins le sujet principal sur lequel vos équipes et votre agence doivent passer du temps. On pensera notamment à :

• Offrir des contenus pertinents à forte valeur ajoutée
• Délivrer des éléments concrets et applicables que l’on peut incarner rapidement
• Construire des interventions courtes de maximum 15 mn
• Créer un univers visuel et scénographique au service du rythme et du message
• Préparer ses speakers et intervenants
• Faire appel à un journaliste/animateur pour animer la rencontre et créer du lien avec la ou les audiences.

Gardez à l’esprit que l’événement est le véhicule de votre message.

Key takeaways pour réussir son événement

• Définir des objectifs SMART
• Arrêter une enveloppe budgétaire en ligne avec les besoins et les objectifs à atteindre
• Statuer sur le format de l’événement selon votre positionnement, vos objectifs et vos engagements
• Travailler un contenu cohérent, court, impactant et adapté au format 
• Se faire accompagner par une agence que ce soit sur la logistique, la partie technique, le contenu ou le tout.

CONCLUSION

Vous l’aurez compris, le format choisi dépendra des objectifs principaux et secondaires de la rencontre. Il est certain que cet élément peut varier selon le marché, sa maturité et votre industrie.