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L’événementiel face à l’économie de l’attention

Capucine — Thu, 22 May 2025 00:00:29 +0000

La bataille pour l’attention n’a jamais été aussi violente. Un swipe, une alerte, une image… Tout est conçu pour capter, peu importe le coût cognitif. Résultat : nos cerveaux filtrent, zappent, décrochent. Et les événements mal pensés deviennent du bruit de fond.

Oubliez les shows à grand renfort de lasers et de keynotes interminables. Ce n’est pas parce qu’un événement est vu qu’il est vécu. Ce n’est pas parce qu’il attire qu’il engage. Trop de marques sur-stimulent pour masquer le vide. Et ce vide, on l’oublie vite. Alors, comment capter sans étouffer ? Comment concevoir des événements qui marquent sans épuiser ?

Chez HEROIKS EVENT, on préfère une émotion sincère à une surenchère visuelle. On conçoit des événements qui ne monopolisent pas l’attention mais qui la méritent.

Dans cet article, nous analysons cette nouvelle vague de l’économie de l’attention avec un regard opérationnel et humain. Nous vous livrons des clés concrètes, une lecture des enjeux et des leviers pour bâtir une stratégie d’attention durable et mémorable.

I – Comprendre l’attention : une mécanique aussi fragile que stratégique

L’attention est une fonction mentale active. Elle nous permet de sélectionner certaines informations, d’en écarter d’autres et de maintenir notre concentration sur un élément donné. C’est la capacité du cerveau à se concentrer sur un élément ciblé tout en ignorant les autres, perçus comme moins importants.

Contrairement à une idée reçue, elle n’est pas stable : elle varie constamment selon le contexte, l’état physique ou émotionnel, la motivation ou encore le niveau de charge cognitive.

Dans un environnement événementiel, cette instabilité est d’autant plus marquée : le bruit, la densité des contenus, les stimulations multiples ou encore l’absence de pause peuvent faire basculer l’attention d’un état à l’autre.

Il existe plusieurs formes d’attention :

L’intensité : une alerte soudaine qui éveille.
La soutenue : l’effort de maintenir son écoute dans la durée.
La sélective : la capacité à faire le tri.
La contrôlée : l’effort de résister aux distractions.

Ces différentes formes se superposent dans toute expérience événementielle. Un message mal placé, un timing mal géré, une ambiance surchargée… et l’attention décroche.

Concevoir un événement efficace, c’est donc penser l’architecture attentionnelle : respecter les cycles de concentration, alterner les rythmes, créer des respirations.

Intégrer cette réalité cognitive dès le départ, c’est penser un dispositif avec et non contre le fonctionnement du cerveau. Alors, comment faire pour influencer l’attention lors d’une activation événementielle ?

II – L’économie de l’attention change les règles du jeu

Le public ne consomme plus un événement comme avant. Un évènement mal rythmé trop linéaire, monotone ou trop dense, rate inévitablement sa cible. Les formats changent, les usages évoluent, et avec eux, le rapport à la disponibilité mentale et donc à l’attention.

En digital, l’attention est en compétition permanente

Chaque intervention est en concurrence directe avec un onglet ouvert, une notification ou un message. L’environnement digital, plus difficile à contrôler qu’un événement physique, impose de scénariser chaque minute, poser des respirations, segmenter le propos.

Le “taux de clic” devient un indicateur stratégique aussi important que la qualité du contenu. Ce n’est plus un simple webinaire, c’est une bataille pour exister dans un flux numérique saturé.

En B2B, l’attention se mérite

Les professionnels sont ultra-sollicités et habitués à consommer de l’information en continu. Ici, pas de place pour l’à-peu-près. Il faut de la clarté, de la densité utile, un discours incarné.

Un message trop généraliste est vite balayé. En revanche, une intervention sincère, un rythme bien calibré, une valeur ajoutée claire : voilà ce qui retient. L’attention devient une preuve de crédibilité.

En B2C, c’est la loi des premières secondes

L’espace public impose ses propres règles. Pas de seconde chance. Il faut accrocher visuellement, sensoriellement, immédiatement. Le message doit être compris sans effort.

C’est un exercice de justesse graphique, de lisibilité, d’instantanéité. Cinq secondes pour attirer, dix pour convaincre, sinon l’attention se détourne, sans retour.

NB : Ce n’est pas à la cible de s’adapter aux formats mais à l’évènement de s’adapter à ses participants. Réussir à capter l’attention là où il y a une vraie valeur relationnelle, expérientielle ou cognitive. L’enjeu est de maintenir cette attention par le sens et par le rythme.

III – Concevoir des événements qui respectent l’attention

« Dans un monde saturé d’informations, l’attention est devenue une ressource précieuse et limitée. », Yves Citton, L’Economie de l’attention.

Penser scénario avant technologie

Comme dans un film, la narration d’un évènement suit un arc : elle monte, elle chute, elle a besoin de respirer. Un événement, comme une histoire, a besoin d’un rythme. Il s’ouvre, se construit, marque des pauses, relance l’écoute. Les moments forts doivent être espacés pour laisser l’attention se régénérer. Le storytelling n’est pas un artifice, c’est le garant de l’engagement.

Ajuster le rythme au public

Les chiffres sont alarmants. Selon une étude publiée dans The Journal of Consumer Research, la concentration chute naturellement après 20 minutes : dans des configurations événementielles elle est estimée entre 12 et 7 minutes.

Intégrer des respirations devient essentiel. Qu’il s’agisse de micro-expériences, de circulations libres ou de séquences immersives, ces moments permettent de maintenir la qualité d’attention sur la durée.

Utiliser la technologie comme levier, pas comme vitrine

Réalité augmentée, contenus immersifs, IA… Ces outils peuvent renforcer une expérience s’ils sont au service du sens. Mal utilisés, détournent l’attention et créent une déconnexion émotionnelle.

La technologie ne doit pas être opportuniste et rester exclusivement au service du propos.

Activer les sens avec mesure

Le cerveau mémorise mieux ce qui engage plusieurs sens. Vue, son, toucher, goût, odorat : en combinant les perceptions, on renforce l’ancrage émotionnel. Un design épuré, un son maîtrisé, une interaction ciblée auront plus d’impact qu’un dispositif surchargé. L’important n’est pas de tout activer, mais d’activer juste.

IV – Vers une stratégie durable de l’attention

Valoriser l’écoute et la participation

Un événement efficace ne s’impose pas. Il s’ouvre. Il intègre les retours, laisse place à la co-création, permet à chaque participant d’exister. Cela peut passer par des formats interactifs, du contenu généré par les invités, des moments de feedback en direct.

Miser sur la mémoire émotionnelle

Ce que l’on retient n’est pas toujours ce que l’on voit, mais ce que l’on ressent. La rencontre inattendue, la prise de parole sincère, le moment suspendu… Ce sont ces expériences là qui marquent.

L’événement devient vecteur de souvenirs, non un empilement de contenus.

Le rôle de l’agence : transformer l’intention en expérience

Concevoir un événement respectueux de l’économie de l’attention, ce n’est pas ajouter des pauses au programme. C’est penser chaque étape, chaque séquence, chaque ambiance comme une invitation à rester engagé. C’est l’approche que nous adoptons chez HEROIKS EVENT : concevoir des expériences lisibles, respirantes, connectées à leur audience.

Conclusion

L’économie de l’attention redéfinit en profondeur la manière de concevoir un événement. Il ne s’agit plus d’occuper l’espace ou de multiplier les effets, mais de construire une expérience juste, lisible, engageante. Cela implique de penser le rythme, la narration, les sens et la place donnée aux participants.

Travailler l’attention, c’est travailler l’impact. Et cela commence dès la conception.

Notre vision chez Heroiks Event

Nous sommes convaincus que l’événementiel peut être un levier d’engagement durable s’il est pensé avec exigence et mesure.

Le storytelling est à la base de toute construction d’évènement : il sert la qualité du message, la mémorisation et l’engagement. Selon une étude de la Harvard Business Review, 65% des participants se souviennent plus facilement d’un contenu scénarisé que d’une présentation classique et génère 4 à 5 fois plus d’engagement. Un atout majeur dans toute stratégie évènementielle.

Vous menez une réflexion sur vos formats ou vos prises de parole ? Cet article peut en être le point de départ.

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L’intimité comme levier d’impact en événementiel BtoB

Capucine — Tue, 29 Apr 2025 10:00:00 +0000

Quand les grands-messes impersonnelles laissent place à l’intimité comme levier d’impact.

Aujourd’hui, les marques cherchent à recréer du lien mais aussi de l’engagement sincère et durable. Face aux formats massifs et standardisés, l’événement intimiste s’impose comme un choix stratégique plus humain, plus engageant, plus impactant. C’est en faisant de l’intimité comme levier d’impact un principe central que l’on touche, marque et engage véritablement. En plaçant la relation au cœur de l’expérience, on crée des liens forts, on installe la confiance, et surtout, on marque les esprits.

Et si la véritable valeur d’un événement d’entreprise ne résidait plus seulement dans le nombre de participants et les messages clefs, mais dans la qualité de l’échange et la puissance émotionnelle vécue ? C’est là tout l’enjeu de l’intimité comme levier d’impact.

I – Qu’est-ce qu’un événement « intimiste » ?

Un événement intimiste est un format volontairement restreint, conçu pour favoriser la proximité, l’écoute active et l’interactivité. Il peut prendre la forme d’un dîner confidentiel avec des clients fidèles, d’un workshop sur-mesure pour vos collaborateurs ou encore d’une expérience immersive pensée pour vos partenaires stratégiques…

Ce qui compte, ce n’est pas la taille de l’entreprise ni le budget engagé, mais l’intention : celle de créer une expérience sur mesure, sincère et porteuse de sens.

Comment se projeter dans ce type d’événement ?

Pas besoin d’avoir une petite structure pour organiser des événements à taille humaine. Depuis toujours, les moments importants de la vie sont célébrés dans le but de se retrouver et d’être ensemble : cela revête une signification culturelle profonde, qu’il est important d’entretenir.

L’événement que vous décidez de mettre en place doit refléter l’envie authentique de transmettre ce qui vous tient à cœur. Il n’y a pas de règle, tout est possible !

Mais alors, pourquoi ces formats confidentiels séduisent-ils autant ? Car ils sont une réponse à la recherche d’un impact émotionnel fort, mesurable, durable. Et c’est justement là que l’intimité comme levier d’impact prend tout son sens.

II – Pourquoi ce format a plus impact ?

Proposer des événements intimistes, c’est choisir un positionnement qui répond à une attente croissante : selon une étude, 93% des salariés expriment un manque d’événements en présentiel, révélant le besoin de renouer du lien et d’échanger autrement.

L’événement est donc la solution évidente en réponse à cette demande. Mais pourquoi alors, suivant les sujets et les entreprises, avoir une vision plus petite serait plus impactante qu’en XXL ?

Miser sur l’intimité comme levier d’impact c’est :

Du contenu plus engageant

Les petits formats permettent de personnaliser les messages, d’adapter les prises de parole, de proposer des échanges en profondeur. Le participant devient acteur de l’expérience.

Une expérience plus immersive

Mise en scène soignée, ambiance sensorielle, storytelling raffiné… L’intimiste autorise une créativité subtile où chaque détail est pensé pour maximiser l’impact.

Une relation de confiance facilitée

Les barrières tombent, les discussions deviennent plus naturelles, les idées circulent librement. On ose davantage partager, collaborer, réfléchir ensemble.

Une plus grande liberté créative

En optimisant les ressources différemment, on peut se permettre des choix plus audacieux : lieu insolite, contenu original, activités immersives. La personnalisation devient un levier d’expérience et une vraie signature de votre marque.

Une mémorisation renforcée

Ce qui est rare est précieux. En proposant une expérience singulière, porteuse d’émotion, vous laissez une trace plus forte dans l’esprit de vos publics.

III – Comment organiser un événement intimiste réussi ?

Organiser un événement d’entreprise à taille humaine ne s’improvise pas. Chaque élément doit être pensé avec cohérence et intention pour créer une expérience immersive et mémorable.

Voici les clés d’une organisation réussie :

Établir des objectifs clairs

Déterminer quels sont les objectifs de cet évent doit être l’une des priorités. Souhaitez-vous développer la notoriété de votre marque ? Féliciter ou former vos collaborateurs ? Accroître la confiance au sein de la relation et donc viser de meilleures performances ?

Refléter l’ADN de l’entreprise

Un événement professionnel efficace traduit les valeurs de l’entreprise à chaque étape. Ce fil rouge guide la scénographie, le discours, le choix des animations et la création d’une expérience 100% personnalisée. C’est ce qui donne du sens, fédère et rend l’expérience cohérente.

Astuce : Le storytelling est un levier puissant pour immerger vos invités dans un univers aligné avec votre marque.

Créer une expérience immersive

Le succès d’un événement intimiste repose sur sa capacité à provoquer une émotion. Pour cela, misez sur des prestations qui ont du sens et résonnent avec vos invités.

Voici plusieurs idées que vous pouvez mettre en place :

Spectacle vivant (humoriste, concert, danse…)
Technologies innovantes (réalité augmentée, hologrammes…)
Parcours scénarisé ou narratif

Posez-vous toujours cette question : Quel message voulez-vous transmettre et comment le faire vibrer émotionnellement ?

Les émotions – joie, surprise, nostalgie – sont de véritables leviers d’engagement collaborateur et de mémorisation.

Pour l’organisation d’un tel événement, le moindre détail est important et nécessite une attention particulière. N’hésitez pas à vous faire aider par une agence événementielle, qui saura vous guider pour optimiser votre évent : Expertise logistique, créativité, sélection de prestataires de confiance… Vous gagnerez en efficacité et en sérénité.

Être accompagné pour mon prochain événement

IV – Quels bénéfices pour votre entreprise ?

Organiser un micro-événement est un levier stratégique à forte valeur ajoutée :

Selon une étude d’evenement.com, 71 % des participants attendent une expérience personnalisée lors d’un événement. Les formats confidentiels permettent de répondre à cette attente, en créant un climat de confiance et d’écoute.

Résultat : chaque invité se sent reconnu, valorisé, et plus enclin à s’engager durablement.

Les petits formats favorisent les relations au travail et consolide les collaborations : avec des échanges variés, sincères et qualitatifs, on remarque rapidement l’installation d’un climat de confiance.

En ciblant les bons profils, vous allouez vos ressources aux parties prenantes les plus stratégiques. Un retour sur investissement (ROI) plus pertinent, plus mesurable, et plus impactant.

La clé : la qualité de l’expérience prime désormais sur la quantité.

Cependant, veillez à ne pas être négligeant car l’organisation d’un événement exclusif entraîne une vigilance particulière sur de nombreux aspects.

V – Quels sont les points de vigilance ?

Organiser un événement intimiste implique une attention particulière à chaque détail. Ce type de format, aussi puissant soit-il, exige une approche événementielle 360° pour garantir une expérience premium, cohérente du début à la fin. Par exemple : adapter le lieu de réception et la logistique qui l’accompagne : attention aux faux-pas !

Si le parti pris est celui de la personnalisation, alors il ne faut pas tomber dans la standardisation de l’expérience : les convives risquent d’être déçues.
Il faut ainsi maintenir un lien, une connexion, lorsque l’événement est terminé et organiser des retours en photos, sur les points et conférences abordés par exemple.

Voilà, vous détenez dorénavant une base solide pour vous projeter dans la réalisation d’un événement 100% exclusif et intimiste ! Pour s’assurer de son bon déroulement auprès de vos collaborateurs, vous pouvez mesurer son succès.

VI – Mesurer le succès de son évènement

Les KPI sont primordiaux lors de la réalisation d’un événement : cela permet non seulement d’évaluer votre retour sur investissement, mais aussi d’identifier les leviers d’amélioration pour vos futures actions.

Quelques exemples à suivre :

Taux de présence (inscrits vs participants réels)
Taux d’engagement (interactions, questions posées, participation active)
Sondages à chaud et à froid
Feedback qualitatif via entretiens ou commentaires
Taux de réengagement (participation à un second événement, inscriptions à la newsletter, etc.)
Interactions sur les réseaux sociaux autour de l’événement (#hashtag, mentions…)

Une fois l’événement passé, pensez à capitaliser sur son contenu grâce à une vidéo recap, une newsletter « souvenir », du contenu bonus…

Réaliser un tel événement peut représenter un engagement pouvant marquer vos collaborateurs pour de nombreuses années à venir.

CONCLUSION

Plus besoin de vous convaincre : le format intimiste est un véritable levier stratégique et une solution alternative aux grands évents impersonnels.

À l’heure où l’authenticité prime sur la démesure, ces événements à taille humaine permettent de créer du sens, de susciter l’émotion et de renforcer les liens de manière durable.

Notre vision chez HEROIKS EVENT

Concevoir des formats à taille humaine, ce n’est pas faire “moins grand” : c’est faire plus juste. C’est remettre le participant au centre, créer des instants vécus pleinement, avec sincérité et impact.

Chez HEROIKS EVENT, nous croyons en la force des formats qui suscitent l’émotion, stimulent l’échange et nourrissent le lien. Nous vous accompagnons pour imaginer des dispositifs sur mesure, pensés pour résonner avec vos publics.

Vous souhaitez aller vers des formats plus humains, plus justes, plus engageants ? Parlons-en.

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Pourquoi faire appel à une agence événementielle ?

Capucine — Fri, 18 Apr 2025 00:53:00 +0000

Bien plus qu’un prestataire, un partenaire stratégique pour vos événements

Organiser un événement professionnel ne s’improvise pas. Qu’il s’agisse d’un lancement de produit, d’une soirée corporate, d’un séminaire ou d’une activation terrain, chaque détail compte : coordination logistique, storytelling, gestion des prestataires, expérience participant… Face à cette complexité croissante, de plus en plus d’entreprises font le choix de déléguer leur organisation à une agence événementielle.

Mais concrètement, pourquoi passer par une agence spécialisée plutôt que gérer cela en interne ? Quels bénéfices tirer de cet accompagnement ? Voici 5 raisons solides pour franchir le pas — et faire la différence.

Un gain de temps considérable

Se concentrer sur l’essentiel, déléguer l’opérationnel

Préparer un événement demande des semaines de coordination, de validations multiples sur le format, le contenu, l’entertainment. Une agence événementielle prend en charge tout ou partie de cette organisation, selon vos besoins pour que vous restiez concentré sur vos objectifs internes et votre stratégie, pendant que l’agence pilote les prestataires, les autorisations, la logistique, les rétroplannings et vous accompagne sur le contenu.

Un chef de projet unique, une gestion centralisée

Une agence vous met à disposition un interlocuteur dédié, qui assure le suivi global du projet, les points d’étapes et la fluidité de la communication. Cela évite les échanges dispersés entre différents intervenants.

Une expertise professionnelle à chaque étape

Conception, scénographie, production : des compétences intégrées

Les agences événementielles regroupent sous un même toit des expertises complémentaires : direction artistique, technique, régie, production, design d’expérience, stratégie de contenu… Autant de savoir-faire difficiles à mobiliser en interne.

Des solutions éprouvées, des idées innovantes

Travailler avec une agence, c’est aussi bénéficier d’un regard créatif, d’un benchmark permanent des tendances et d’un accès à des formats innovants. L’agence vous challenge, vous propose des partis-pris, tout en restant alignée avec votre budget et vos enjeux de marque.

Un budget mieux maîtrisé

Optimisation des ressources, visibilité des coûts

Contrairement à une idée reçue, faire appel à une agence événementielle n’est pas nécessairement plus cher. C’est souvent l’assurance d’un meilleur retour sur investissement.

L’agence connaît les prix du marché, négocie avec ses partenaires habituels, mutualise des ressources, anticipe les imprévus et les surcoûts. Elle conçoit un budget réaliste, transparent.

Moins d’erreurs, plus d’anticipation

Les erreurs coûtent cher : mauvais choix de lieu, planning trop serré, problèmes techniques… L’expérience de l’agence permet d’éviter les pièges classiques et de sécuriser chaque étape. L’imprévu en prépa ou en exploitation fait partie du métier de l’agence, anticiper est une seconde nature. Moins de stress c’est aussi un des plus de l’accompagnement d’une agence.

Une qualité d’exécution professionnelle

Zéro approximation, 100 % rigueur

L’exécution est le moment de vérité. Une agence événementielle coordonne l’ensemble des intervenants avec une méthode éprouvée, s’assure du respect des normes (sécurité, accessibilité, assurances), gère les imprévus, et garantit une mise en œuvre fluide.

Chaque détail est anticipé : du badge au micro HF, du plan de sécurité au catering, du montage au démontage. Et tout cela sans impact sur votre équipe interne.

Expérience participant = expérience de marque

Un événement réussi, c’est une émotion positive associée à votre marque ou votre entreprise. L’agence veille à créer une expérience fluide, impactante, qui valorise vos messages clés et laisse un souvenir durable à vos publics.

Un événement aligné avec votre stratégie de communication

Une cohérence globale avec votre image de marque

L’agence ne se contente pas d’organiser un bel événement. Elle pense l’expérience comme un levier de communication : storytelling, design, contenu, interactivité… Tout est conçu pour renforcer vos prises de parole et votre positionnement. Tout est mis au service d’un storytelling fort.

Mesure d’impact et post-événement

Une agence événementielle propose aussi des outils de mesure d’impact (satisfaction, reach, données de fréquentation) et vous accompagne sur l’après : diffusion de contenus, réutilisation des assets.

Faire appel à une agence événementielle : un investissement rentable

Au-delà de la logistique, une agence événementielle est avant tout un partenaire de confiance. Elle transforme vos intentions en expérience, vos intentions en émotions, vos événements en leviers de performance.

Notre vision chez Heroiks Event

Chez HEROIKS EVENT, nous accompagnons les marques dans la création d’événements à forte valeur ajoutée sur la forme et sur le fond, pensés pour engager, inspirer et performer.

Vous préparez un prochain événement ? Discutons-en : marie@heroiksevent.com

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Digitaliser son Assemblée Générale annuelle

Heroiks — Mon, 08 Feb 2021 08:34:00 +0000

Comme tout autre événement dans la vie de votre entreprise, de votre fédération ou de votre association, l’Assemblée Générale annuelle est un temps fort de communication. Si elle est bien préparée, l’AG annuelle est un moment d’échanges et de rencontres entre les actionnaires ou les adhérents.

Mais comment garantir à la fois la valeur légale, la conformité et penser le format lorsqu’il faut la digitaliser ? Découvrez nos conseils pour dématérialiser votre AGO et en faire un moment de partage constructif.

Sommaire :

Qu’est-ce qu’une Assemblée Générale Ordinaire – AGO ?
Que change l’ordonnance et ses décrets ?
Comment garantir la conformité et éviter la contestation ?
Quel format privilégier ?
Pourquoi se faire accompagner par une agence ?

Qu’est-ce qu’une Assemblée Générale Ordinaire – AGO ?

Que vous soyez une entreprise, une fédération ou une association, il est obligatoire de tenir une assemblée générale au moins une fois par an dans les six mois suivants la clôture de l’exercice. Les modalités sont spécifiques à votre forme juridique et à vos statuts.

L’ordonnance du 2 décembre 2020 résultante du contexte sanitaire, assouplie le cadre de l’organisation des AGO : délais, dématérialisation, convocations… jusqu’au 1^er avril 2021. Mais pandémie ou pas, l’AG est l’occasion d’approuver les comptes, de discuter de la gestion de la structure, ou encore de revenir sur l’année passée et partager la vision pour l’année en cours. C’est aussi un moment important d’échanges avec les dirigeants et les autres actionnaires / adhérents qui ne se produit parfois qu’une fois par an lors de votre AGO !

Que change l’ordonnance et ses décrets ?

Sans entrer dans le détail et le jargon juridique, l’ordonnance du 2 décembre 2020 permet de dématérialiser l’assemblée générale et les convocations, même lorsque cela n’est pas prévu dans les statuts. Les conditions permettent un recours à la conférence téléphonique ou audiovisuelle. Toutefois, les autres règles s’appliquant aux assemblées générales physiques restent identiques pour les AG virtuelles : délai de convocation, calcul du quorum…

Comment garantir la conformité et éviter la contestation ?

Dématérialisation ne signifie pas fin des formalités. L’AGO qu’elle soit virtuelle ou non, se doit de respecter certaines règles pour qu’elle soit valide. Dans le cas d’une AGO digitale, vos membres ou actionnaires doivent pouvoir :

Etre convoqués par courrier ou e-mail à une date et un horaire précis, le tout selon les délais prévus dans les statuts.
Disposer de l’ODJ et des résolutions en amont et pouvoir consulter librement des documents.
Délibérer, prendre la parole et poser des questions.
Assister en continu et en simultané à l’instance.
Etre en mesure de voter : consultation écrite, vote électronique en amont ou en live. Les modalités de vote doivent également être respectées : quorum, nombre de voix, calcul des abstentions, procurations… A noter qu’un lieu doit tout de même être mentionné sur la convocation.
Signer une feuille de présence électronique : par signature ou par lien personnalisé avec détail des horaires de connexion et de vote.
Consulter et disposer d’un procès-verbal détaillé à l’issue de l’AGO virtuelle.

Les points de vigilance sont donc : les formalités administratives, le choix de l’outil de diffusion et de vote sécurisé, le lieu de captation et le débit internet.

Nous vous recommandons vivement de passer par le vote électronique avec présence d’un huissier de justice, lorsque cela est possible, car cette solution permet le plus haut degré de sécurité. Cela permet également de voir le quorum en temps réel, et d’avoir les résultats des votes en live. Bien plus efficace que les autres types de vote.

Quel format privilégier ?

Il faut être honnête, les Assemblées Générales sont rarement une partie de plaisir… Enfin, seulement lorsque l’on ne soigne ni le fond, ni la forme !

Le décrochage en virtuel est plus important qu’en physique. L’enjeu principal est donc l’attention. Non seulement parce que les informations communiquées sont stratégiques, mais également pour garantir le quorum. Il est donc indispensable de penser le format en amont.

Pour capter et conserver l’attention tout au long de la rencontre, optez pour des formats courts, des pauses et des transitions dynamiques. Utilisez des visuels, des vidéos pour illustrer vos propos, et soignez vos slides. Le point du support visuel est encore plus important en virtuel qu’en physique, car vos participants en plus d’avoir le nez devant, vont également assister à votre AGO devant leur ordinateur, en écran scindé… alors exit les gros blocs de textes ou les tableaux financiers illisibles, faites de la place quitte à faire plus de slides !

Le recours à une prise de parole sur plateau TV est fortement conseillé. Il ne s’agit pas d’une réunion virtuelle, mais d’un événement digital. La captation professionnelle en studio permet de dynamiser, de casser la routine, et proposer une intervention de qualité.

L’animateur pour soulager les intervenants et humaniser la rencontre est un plus. Il va permettre de créer une atmosphère conviviale, de faciliter la circulation de l’information et de modérer les questions posées.

Penser le format, lisser vos slides, vous accompagner pour dynamiser votre rencontre… vous permettre de vous concentrer sur le fond plus que sur la forme : c’est le rôle d’une agence !

Pourquoi se faire accompagner par une agence ?

Comme toute action de communication, l’Assemblée Générale Ordinaire Annuelle est un temps important et un événement annuel central. Elle n’est pas que statutaire. Sa digitalisation, ou dématérialisation, n’est donc pas à prendre à la légère.

L’accompagnement d’une agence vous permet :

De sélectionner les bons outils et équipements techniques pour faire de votre AGO une action de communication stratégique, performante et interactive.
De vous concentrer sur l’essentiel : le contenu, pendant que votre équipe projet gère la partie administrative et conformité.
D’assurer la qualité de votre AGO et de vos contenus grâce à une captation et diffusion professionnelle en plateau TV.

La force du digital réside dans l’augmentation de valeur qu’il procure. L’enjeu est donc de réussir à surprendre, créer du lien, se réinventer tout en garantissant sécurité et conformité juridique.

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Les fêtes de fin d’année : un temps fort pour l’entreprise

Heroiks — Mon, 07 Dec 2020 11:30:00 +0000

Ce format de soirée interne reste une tradition ancrée dans l’écosystème corporate. Vos salariés en ont donc certainement connu plusieurs, qu’ils soient à vos côtés depuis 10 ans, ou non !

C’est donc une approche originale et innovante qu’il faut privilégier. L’expérience et le meaning/sens ne sont pas que pour vos clients, vos salariés y ont aussi droit !

Marquer les esprits et lâcher prise avec un concept innovant ? Voilà qui n’est pas chose aisée ! Pas de panique, nous vous donnons quelques astuces métier pour organiser votre événement d’entreprise.

Avant de savoir « comment », il faut savoir « pourquoi » !

Détendez-vous, nous n’allons pas vous faire un cours sur l’approche de Simon Sinek (quoi que !). Toutefois, il est important de commencer par se poser cette question avant de se plonger dans les préparatifs. Pour ce faire il vous faut bien connaître vos salariés et collaborateurs, faire un point sur l’année écoulée et pointer du doigt tous les temps forts. Votre approche en sera fortement impactée.

PS : Un tandem Communication-RH est le combo gagnant !

Donner du sens à votre événement.

Optez pour un format keynote et inscrivez votre événement dans la durée ! Pas besoin d’être Steve Jobs, un peu de préparation et une dose de fantaisie pour casser les codes suffisent (si, si, c’est promis) !

Nous avons accompagné AramisAuto dans l’organisation de son Kick-off annuel dans une ambiance underground et décloisonnée. Au programme, un catwalk central pour présenter les résultats, et un concept autour de la gamification sur le thème des super-héros (celui qui sommeille en chacun de vos collaborateurs !) comme fil rouge sur tous les supports. Résultat, des salariés gonflés à bloc, des messages compris et retenus, des objectifs clairs, et une valorisation du travail accompli !

Choisissez un lieu insolite mais cohérent.

Pour donner plus de sens, vous pouvez également opter pour une rencontre autour d’une thématique liée à un lieu que vous placez au cœur de votre événement. Prenons l’exemple de Bouygues Immobilier. Le mécénat est un pilier central de l’entreprise, et a, entre-autre, permis la rénovation de la salle de bal de l’Hôtel de la Marine place de la Concorde à Paris. A l’occasion de leur événement de fin d’année visant à remercier les collaborateurs pour leur fidélité à 5, 10, 15 ou encore 20 ans de maison, l’Agence a proposé à Bouygues Immobilier un dîner Grand Siècle avec des acteurs au service de l’histoire en tenue d’époque, un service à la française et une création sonore originale visant à retracer, en son sein, l’histoire de cet illustre lieu.

Surprenez vos salariés !

Non, non, n’organisez pas de fête de fin d’année surprise, sous peine d’avoir très peu d’invités ! 😉 Pensez d’ailleurs à envoyer un Save the Date, et à utiliser une plateforme d’inscription pour vous faciliter la vie !

« Le secret, (c’est) la meilleure des choses […] quand on veut jouer l’effet de surprise ! » comme dirait M. Jacques Chirac. Gardez donc le secret de votre thématique de soirée, voire de votre lieu. La surprise peut se cacher dans plusieurs temps forts de votre événement. Vous pouvez parier sur une cuisine innovante, une animation haute en couleur, une immersion sonore, ou autre… qui visent à stimuler les sens, permettant ainsi une meilleure implication et mémorisation.

Immortalisez l’instant !

Vecteurs de bonne humeur et de souvenirs, les photos et making of peuvent être très bénéfiques pour votre entreprise. Ils contribuent à la fois au renforcement de la marque employeur et sont souvent relayés sur les réseaux sociaux.

Pensez aux KPI’s

Questionnez vos collaborateurs sur leur feedback à l’issue de votre événement. Cela vous permettra d’évaluer leur implication, de dégager des axes d’amélioration, d’établir des guidelines pour les années à venir. Taux de participation, taux de satisfaction, attente, idées complémentaires… Vos salariés sont une mine d’or créative, impliquez-les !

Faites-vous accompagner par une agence

Et oui, forcément les préparatifs de ce genre de soirée peuvent alourdir votre charge de travail. N’hésitez pas à faire appel à une agence pour vous aider à trouver votre thématique, à vous conseiller et vous coacher sur le concept et le contenu, ou tout simplement à vous soutenir sur les points logistiques.

Enfin, veillez à organiser des événements qui marquent les esprits, pas la planète !

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Les événements hybrides

Heroiks — Tue, 21 Jul 2020 08:58:00 +0000

Les événements hybrides ont la cote : approche plus éco-responsable, budget réduit, format post-covid…

Mais qu’est-ce qu’un événement hybride ?

Contrairement à l’événement 100% virtuel, l’événement hybride, également appelé événement phygital (à différencier des événements virtuels ou des webinars), est un mélange entre un rendez-vous virtuel et un rendez-vous physique. Autrement dit, la manifestation prend place dans un lieu physique tout en étant également disponible en ligne via une retransmission live. Mais attention, les events hybrides ne sont pas simplement une retransmission live du offline, mais la création, via une extension digitale, d’un terrain commun entre offline et online qui offre le même degré d’engagement auprès d’une cible plus large.

Dénominations : e-événement, événement hybride, événement phygital

Les avantages des événements hybrides

Un nombre de participants illimités et la possibilité de toucher une cible plus large
Un événement connecté, interactif et innovant
Des coûts réduits que vous pouvez économiser ou allouer à une création de contenu sur le long terme
Une partie logistique moins lourde
Des KPIs chiffrés plus poussés que lors d’un simple événement physique avec un ROI plus facilement mesurable
Un format qui marque les esprits et pas la planète avec une empreinte carbone réduite plus facile à neutraliser

Pourquoi n’est-il pas plus fréquent que ça ?

Les professionnels convaincus que les événements hybrides et digitaux ne sont pas des solutions intéressantes sont pléthores, et on les comprend ! Les événements consistent par essence à placer l’humain au cœur de la rencontre et sont pensés pour favoriser l’échange, l’interaction et resserrer les liens entre les collaborateurs.

Il ne faut pas tenter de comparer l’événement physique et l’événement hybride, car ils n’ont pas la même vocation. Il faudrait plutôt penser l’événement hybride comme on le fait pour les achats en ligne ou le visionnage d’un film sur Netflix : l’expérience est par définition différente mais n’est pas pour autant moins riche.

C’est un challenge, c’est vrai ! Mais le post-covid aide à prendre le shift, et c’est bien.

Un événement hybride peut avoir une résonance très importante lorsqu’il permet à des participants de se joindre ponctuellement à une manifestation à laquelle ils n’auraient pas été convié avec un format classique.

Comment réussir son événement hybride BtoB ?

Il n’y a pas de recette miracle pour réussir son événement phygital par contre il y a des points importants à ne pas négliger. Sinon, n’hésitez pas à vous référer à un cahier des charges audiovisuel. On vous les liste ci-dessous.

Penser le format

La règle N°1 pour réussir son événement hybride est de ne pas le penser comme un événement physique. Il faut designer un format qui allie le meilleur des deux mondes. Autant que le digital, le physique présente des problématiques que le duo peu facilement palier, soutenir et sublimer. Ils sont complémentaires et synchrones.

Varier les contenus

Puisqu’il n’est pas une décalcomanie digitale de l’événement physique, les contenus proposés doivent impérativement être pensés différemment pour injecter plus de peps.

Brandez votre événement, variez les contenus (vidéos, jingle, podcast), augmentez le nombre de break, privilégiez des prises de paroles courtes en pitch de 20mn, et ajoutez-y une touche d’inspiration !

Cette règle vaut pour les events en présentiel et permettrait si elle était appliquée plus fréquemment d’optimiser l’attention des participants donc la mémorisation des messages.

Offrir la même qualité aux participants offline et online

Il est indispensable d’offrir une qualité visuelle et sonore équivalente que l’on soit en physique ou en ligne et elle doit être parfaite. Rien de plus frustrant lorsque l’épisode de votre série est inaudible ou pixélisé, non ? La sélection de la plateforme technique utilisée est donc essentielle.

N’oubliez pas que les participants online sont aussi précieux que les participants offline. Ils doivent pouvoir vivre la même expérience, bénéficier de la même attention. Il faut donc les prendre en compte au moment du design de votre événement et s’assurer, autant que possible de leur intégration totale à l’expérience physique. Pour cela vous pouvez avoir recours à des outils d’interactivité disponibles en physique comme en digital (live Q&A, votes, sondages…), ou des outils de gamifications (social walls, applaudimètre digital…).

Sans cela le taux d’engagement sera fortement dégradé. Il est donc essentiel de bien choisir ses partenaires.

N’hésitez pas à injecter du physique dans le digital ou du digital dans le physique, pour créer un pont entre les deux.

Engager votre audience en favorisant l’interaction

Le plus gros challenge – et souvent l’obstacle qui vous empêche de sauter le pas – est l’interactivité. Pour cela, il faut commencer par voir le digital comme un accélérateur d’émotions et un process enrichissant les interactions, plutôt qu’une approche incompatible à la définition de l’événementiel.

Il faut tout de suite capter l’attention de son auditoire et créer du lien via des prises de paroles franches et authentiques avant, pendant et après l’événement.

Pas besoin d’être Steeve Jobs pour réussir, il faut savoir se préparer et s’entourer de speakers inspirants, de formats innovants et ne pas hésiter à avoir recours à un emcee (maître de cérémonie). Il fera le lien entre les interventions, les participants, et bénéficiera en temps réel des retours des participants off et online. Il joue également le rôle de modérateur et de rassembleur.

Enfin, n’hésitez pas à inclure vos participants dans la conception même de votre événement (oui, oui, vous avez bien lu), sondez-les, demandez-leur de choisir le « guest speaker » ou les thématiques qu’ils ont besoin de traiter en priorité. Fini la parole descendante, vive le co-design ! Valoriser l’avis de vos collaborateurs et placez-les au cœur de votre événement pour les impliquer !

CONCLUSION

L’événement hybride n’est donc pas une alternative, mais bien un autre type d’événement. Il vous incite à penser votre réunion différemment en y intégrant des outils technologiques permettant de placer l’humain au cœur de votre action et d’actionner des leviers innovants. Il est le meilleur des deux mondes entre le physique et le digital, sans limite, alors qu’attendez-vous ?

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