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L’intimité comme levier d’impact en événementiel BtoB

Capucine — Tue, 29 Apr 2025 10:00:00 +0000

Quand les grands-messes impersonnelles laissent place à l’intimité comme levier d’impact.

Aujourd’hui, les marques cherchent à recréer du lien mais aussi de l’engagement sincère et durable. Face aux formats massifs et standardisés, l’événement intimiste s’impose comme un choix stratégique plus humain, plus engageant, plus impactant. C’est en faisant de l’intimité comme levier d’impact un principe central que l’on touche, marque et engage véritablement. En plaçant la relation au cœur de l’expérience, on crée des liens forts, on installe la confiance, et surtout, on marque les esprits.

Et si la véritable valeur d’un événement d’entreprise ne résidait plus seulement dans le nombre de participants et les messages clefs, mais dans la qualité de l’échange et la puissance émotionnelle vécue ? C’est là tout l’enjeu de l’intimité comme levier d’impact.

I – Qu’est-ce qu’un événement « intimiste » ?

Un événement intimiste est un format volontairement restreint, conçu pour favoriser la proximité, l’écoute active et l’interactivité. Il peut prendre la forme d’un dîner confidentiel avec des clients fidèles, d’un workshop sur-mesure pour vos collaborateurs ou encore d’une expérience immersive pensée pour vos partenaires stratégiques…

Ce qui compte, ce n’est pas la taille de l’entreprise ni le budget engagé, mais l’intention : celle de créer une expérience sur mesure, sincère et porteuse de sens.

Comment se projeter dans ce type d’événement ?

Pas besoin d’avoir une petite structure pour organiser des événements à taille humaine. Depuis toujours, les moments importants de la vie sont célébrés dans le but de se retrouver et d’être ensemble : cela revête une signification culturelle profonde, qu’il est important d’entretenir.

L’événement que vous décidez de mettre en place doit refléter l’envie authentique de transmettre ce qui vous tient à cœur. Il n’y a pas de règle, tout est possible !

Mais alors, pourquoi ces formats confidentiels séduisent-ils autant ? Car ils sont une réponse à la recherche d’un impact émotionnel fort, mesurable, durable. Et c’est justement là que l’intimité comme levier d’impact prend tout son sens.

II – Pourquoi ce format a plus impact ?

Proposer des événements intimistes, c’est choisir un positionnement qui répond à une attente croissante : selon une étude, 93% des salariés expriment un manque d’événements en présentiel, révélant le besoin de renouer du lien et d’échanger autrement.

L’événement est donc la solution évidente en réponse à cette demande. Mais pourquoi alors, suivant les sujets et les entreprises, avoir une vision plus petite serait plus impactante qu’en XXL ?

Miser sur l’intimité comme levier d’impact c’est :

Du contenu plus engageant

Les petits formats permettent de personnaliser les messages, d’adapter les prises de parole, de proposer des échanges en profondeur. Le participant devient acteur de l’expérience.

Une expérience plus immersive

Mise en scène soignée, ambiance sensorielle, storytelling raffiné… L’intimiste autorise une créativité subtile où chaque détail est pensé pour maximiser l’impact.

Une relation de confiance facilitée

Les barrières tombent, les discussions deviennent plus naturelles, les idées circulent librement. On ose davantage partager, collaborer, réfléchir ensemble.

Une plus grande liberté créative

En optimisant les ressources différemment, on peut se permettre des choix plus audacieux : lieu insolite, contenu original, activités immersives. La personnalisation devient un levier d’expérience et une vraie signature de votre marque.

Une mémorisation renforcée

Ce qui est rare est précieux. En proposant une expérience singulière, porteuse d’émotion, vous laissez une trace plus forte dans l’esprit de vos publics.

III – Comment organiser un événement intimiste réussi ?

Organiser un événement d’entreprise à taille humaine ne s’improvise pas. Chaque élément doit être pensé avec cohérence et intention pour créer une expérience immersive et mémorable.

Voici les clés d’une organisation réussie :

Établir des objectifs clairs

Déterminer quels sont les objectifs de cet évent doit être l’une des priorités. Souhaitez-vous développer la notoriété de votre marque ? Féliciter ou former vos collaborateurs ? Accroître la confiance au sein de la relation et donc viser de meilleures performances ?

Refléter l’ADN de l’entreprise

Un événement professionnel efficace traduit les valeurs de l’entreprise à chaque étape. Ce fil rouge guide la scénographie, le discours, le choix des animations et la création d’une expérience 100% personnalisée. C’est ce qui donne du sens, fédère et rend l’expérience cohérente.

Astuce : Le storytelling est un levier puissant pour immerger vos invités dans un univers aligné avec votre marque.

Créer une expérience immersive

Le succès d’un événement intimiste repose sur sa capacité à provoquer une émotion. Pour cela, misez sur des prestations qui ont du sens et résonnent avec vos invités.

Voici plusieurs idées que vous pouvez mettre en place :

Spectacle vivant (humoriste, concert, danse…)
Technologies innovantes (réalité augmentée, hologrammes…)
Parcours scénarisé ou narratif

Posez-vous toujours cette question : Quel message voulez-vous transmettre et comment le faire vibrer émotionnellement ?

Les émotions – joie, surprise, nostalgie – sont de véritables leviers d’engagement collaborateur et de mémorisation.

Pour l’organisation d’un tel événement, le moindre détail est important et nécessite une attention particulière. N’hésitez pas à vous faire aider par une agence événementielle, qui saura vous guider pour optimiser votre évent : Expertise logistique, créativité, sélection de prestataires de confiance… Vous gagnerez en efficacité et en sérénité.

Être accompagné pour mon prochain événement

IV – Quels bénéfices pour votre entreprise ?

Organiser un micro-événement est un levier stratégique à forte valeur ajoutée :

Selon une étude d’evenement.com, 71 % des participants attendent une expérience personnalisée lors d’un événement. Les formats confidentiels permettent de répondre à cette attente, en créant un climat de confiance et d’écoute.

Résultat : chaque invité se sent reconnu, valorisé, et plus enclin à s’engager durablement.

Les petits formats favorisent les relations au travail et consolide les collaborations : avec des échanges variés, sincères et qualitatifs, on remarque rapidement l’installation d’un climat de confiance.

En ciblant les bons profils, vous allouez vos ressources aux parties prenantes les plus stratégiques. Un retour sur investissement (ROI) plus pertinent, plus mesurable, et plus impactant.

La clé : la qualité de l’expérience prime désormais sur la quantité.

Cependant, veillez à ne pas être négligeant car l’organisation d’un événement exclusif entraîne une vigilance particulière sur de nombreux aspects.

V – Quels sont les points de vigilance ?

Organiser un événement intimiste implique une attention particulière à chaque détail. Ce type de format, aussi puissant soit-il, exige une approche événementielle 360° pour garantir une expérience premium, cohérente du début à la fin. Par exemple : adapter le lieu de réception et la logistique qui l’accompagne : attention aux faux-pas !

Si le parti pris est celui de la personnalisation, alors il ne faut pas tomber dans la standardisation de l’expérience : les convives risquent d’être déçues.
Il faut ainsi maintenir un lien, une connexion, lorsque l’événement est terminé et organiser des retours en photos, sur les points et conférences abordés par exemple.

Voilà, vous détenez dorénavant une base solide pour vous projeter dans la réalisation d’un événement 100% exclusif et intimiste ! Pour s’assurer de son bon déroulement auprès de vos collaborateurs, vous pouvez mesurer son succès.

VI – Mesurer le succès de son évènement

Les KPI sont primordiaux lors de la réalisation d’un événement : cela permet non seulement d’évaluer votre retour sur investissement, mais aussi d’identifier les leviers d’amélioration pour vos futures actions.

Quelques exemples à suivre :

Taux de présence (inscrits vs participants réels)
Taux d’engagement (interactions, questions posées, participation active)
Sondages à chaud et à froid
Feedback qualitatif via entretiens ou commentaires
Taux de réengagement (participation à un second événement, inscriptions à la newsletter, etc.)
Interactions sur les réseaux sociaux autour de l’événement (#hashtag, mentions…)

Une fois l’événement passé, pensez à capitaliser sur son contenu grâce à une vidéo recap, une newsletter « souvenir », du contenu bonus…

Réaliser un tel événement peut représenter un engagement pouvant marquer vos collaborateurs pour de nombreuses années à venir.

CONCLUSION

Plus besoin de vous convaincre : le format intimiste est un véritable levier stratégique et une solution alternative aux grands évents impersonnels.

À l’heure où l’authenticité prime sur la démesure, ces événements à taille humaine permettent de créer du sens, de susciter l’émotion et de renforcer les liens de manière durable.

Notre vision chez HEROIKS EVENT

Concevoir des formats à taille humaine, ce n’est pas faire “moins grand” : c’est faire plus juste. C’est remettre le participant au centre, créer des instants vécus pleinement, avec sincérité et impact.

Chez HEROIKS EVENT, nous croyons en la force des formats qui suscitent l’émotion, stimulent l’échange et nourrissent le lien. Nous vous accompagnons pour imaginer des dispositifs sur mesure, pensés pour résonner avec vos publics.

Vous souhaitez aller vers des formats plus humains, plus justes, plus engageants ? Parlons-en.

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L’activation marketing : focus sur le street marketing

Heroiks — Tue, 20 Aug 2024 00:52:00 +0000

Avec plus de 1200 messages publicitaires par jour, l’activation marketing est un levier essentiel pour se démarquer et capter véritablement l’attention du consommateur. Cette campagne opérationnelle et relationnelle constitue un pilier de la communication pour les marques souhaitant accroître leur notoriété et leur engagement. Cela en est d’ailleurs l’objectif principal : créer ou renforcer un lien avec le consommateur, favorisant ainsi l’attachement, l’engagement et la fidélisation.

Activation marketing

Les différents formats

Activation événementielle (événements promotionnels, expérientiels, street marketing, gifting…)
Activation digitale (jeu concours, content, influence…)
Activation en magasin (offres spéciales, animations, démonstrations…)
Activation de partenariat (collaboration, collection capsule, promotions croisées…)

Focus sur le Street Marketing

Le Street marketing, technique de promotion de rue originaire des Etats-Unis, est largement adoptée dans les stratégies d’awareness et d’acquisition. Elle permet de s’affranchir du Branding intrusif et de l’encombrement publicitaire qui nous entoure.

Afin de garantir le succès de l’opération, il est important de garder en tête:

Le lieu : le lieu de l’événement est un élément crucial car il constitue la première impression pour le consommateur. Ce lieu doit être en adéquation avec la logique de la marque et refléter ses valeurs. Pour une opération de Street marketing, il est pertinent de choisir un lieu à forte fréquentation de la cible pour aller directement à la rencontre du marché.
L’émotion et l’expérience : l’activation marketing doit provoquer une émotion chez le consommateur. L’originalité, la créativité et l’interactivité entre les passants ou les équipes présentes jouent un rôle essentiel, encourageant les passants à s’approcher, s’informer et s’intéresser. Les activations marketing les plus surprenantes et spontanées sont souvent les plus performantes, car elles éveillent la curiosité de chacun et favorisent la rétention de marque.
La conversion des prospects : dès lors que le passant attiré par l’événement, des incitations telles que des échantillons de produit, des flyers, des réductions ou des essais gratuits peuvent lui permettre de tester la marque, et ainsi transformer cette curiosité initiale, en un engament concret. Plus tard, le simple passant, devenu consommateur, jouera également un rôle d’ambassadeur de la marque en partageant son expérience avec son entourage (WOM). Pour recevoir, il faut savoir donner.

Découvrez nos astuces pour réussir votre activation marketing.

Les avantages du street marketing

Le street marketing permet aux marques d’activer pour se démarquer, mais pas seulement, elles sont aussi très intéressantes en termes de retour sur investissement. Voici quelques-uns des principaux avantages de ce type d’activation marketing :

Renforcement notoriété
Contact direct et interactif avec la cible
ROI positif
Renforcement de l’engagement à la marque
Drive-to-purchase facile à mettre en place

Street marketing, les nouveaux enjeux

L’environnement

Les campagnes marketing des marques doivent non seulement émerger par leur originalité mais aussi incarner des valeurs écologiques. Souvent imaginées sur la base de la surprise, de l’étonnement, et de l’effet waouh, ces activations doivent être responsablement conçues et avoir une empreinte environnementale la plus faible possible. Une responsabilité des entreprises qui répond également au besoin croissant pour les nouvelles générations de consommateurs d’acheter auprès de marques engagées.

La rétention

Enfin, gagner en notoriété de marque c’est bien, mais fidéliser ses nouveaux consommateurs c’est mieux. Ainsi, lors de votre activation marketing, pensez à collecter des données, car celles-ci pourront vous permettre de mesurer la performance atteinte lors de cette action marketing. L’importance de la récupération de la data est aujourd’hui essentielle, dans un monde connecté, adhérer aux communications d’une marque peut s’avérer bénéfique. Lors de ce temps, proposez aux prospects qui s’approchent ou non de votre activation des QR codes qui leur permettent d’accéder au site, de s’inscrire à votre newsletter et de visualiser ce que la marque propose, proposez-leur de parrainer des proches pour les faire profiter d’offres…

La multicanalité

Ce processus de mise en avant de la marque et de ses produits ou services, fonctionne davantage avec l’utilisation de canaux de communication différents. Par exemple, les réseaux sociaux sont un excellent moyen pour promouvoir un produit ou service, et permettent aux utilisateurs de relayer l’information. Il en est de même pour vos activations marketing, car grâce à ce moyen de relai, elles ne se terminent pas à la fin de l’opération le jour J. En effet, le public de votre action pourra partager ce moment sur ses réseaux sociaux, ainsi, cette activation aura une portée décuplée et le ROI de votre marque sera d’autant plus important.

CONCLUSION

En somme, l’activation marketing est une stratégie incontournable pour les marques souhaitant se démarquer dans un paysage publicitaire saturé. En misant sur l’originalité, la créativité et l’interactivité, elle permet de créer des liens forts et durables avec les consommateurs, tout en respectant les enjeux environnementaux. Les événements bien orchestrés non seulement attirent l’attention et suscitent l’intérêt, mais convertissent également les prospects en consommateurs fidèles. Ainsi, l’activation marketing se révèle être un levier puissant pour renforcer la notoriété et l’engagement des marques.

Vous souhaitez réaliser une activation marketing mémorable ? Notre agence Heroiks Event vous assiste dans la réalisation de votre campagne

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Présentiel, distanciel ou hybride : comment choisir le format de son événement ?

Heroiks — Tue, 20 Dec 2022 15:57:00 +0000

Événement en présentiel, en distanciel ou format hybride ? C’est la grande question que les annonceurs se posent lorsqu’ils envisagent l’organisation d’un événement qu’il soit interne ou externe.

A la suite de la pandémie, des arbitrages budgétaires et d’une éco-responsabilité plus poussée chez les annonceurs, les cartes de l’événementiel ont été rebattues.

Selon Henri Bergson, choisir revient à exclure. Mais est-ce réellement le cas ? Quand faut-il envisager l’événement en distanciel, en physique ou opter pour un événement hybride ? Dans cet article, nous vous présentons les différences, les avantages et les particularités des formats d’événements.

Les différents formats

L’événement en présentiel

Format événementiel historique, il n’est plus à présenter. Il a été le réflexe de tous les annonceurs. Privilégié pour des rencontres à forte valeur ajoutée en relationnel comme des événements grands comptes, des team-building ou du networking, il est aujourd’hui challengé par les formats hybrides et distanciels.

Victime de la pandémie et de son « classicisme », il a bénéficié de l’émergence des nouveaux formats qui lui ont insufflé un vent de nouveautés et d’innovations.

Les avantages :

Un format connu de tous et facile à vendre au top management
Des temps de partage plus fluides et plus intenses
Le relationnel et l’humain
La découverte et l’exclusivité de nouvelles destinations
Des moments festifs et fédérateurs en dehors du cadre du travail

Les points de vigilance :

Les délais de préparation et la logistique
Le rythme à tenir sur un temps plus long
Le budget
Le manque de souplesse et d’agilité vs les autres formats
L’empreinte carbone

L’événement digital ou distanciel

Le format 100% digital ne souffre pas de limite géographique et sa portée est considérable. On le retrouve décliné sous tous les formats MICE : du meeting ComEx, au team building, en passant par le reveal produit.
Contrairement aux idées reçues, un événement digital ne coûte pas beaucoup moins cher qu’un événement physique à qualité équivalente.
Naturellement plus facile à inscrire dans le temps, l’outil digital favorise les temps de communication pré et post-event qui demandent des contenus engageants. D’autre part, la plateforme de diffusion et d’interaction doit également être performante pour garantir la meilleure expérience possible.

Les avantages :

Pas de limite géographique, temporelle ou logistique
Une centralisation des outils d’inscription et de diffusion
L’accessibilité à une audience significativement plus large via la plateforme et un replay à disposition
Une empreinte carbone diminuée
Des insights précis sur l’audience et un ROI plus mesurable

Les points de vigilance :

L’importance d’une équipe technique solide et expérimentée
La nécessité d’un matériel technique de qualité
Une connexion dédiée haut débit
Un contenu court et impactant pour lutter contre le décrochage et la perte d’attention
Des répétitions car le format plateau télé est plus impressionnant
Le taux d’inscription versus le taux de participation.

L’événement hybride

Cette version du meilleur des deux mondes est très séduisante, car elle regroupe, non sans challenges, les avantages du présentiel et du virtuel.
Les events hybrides ne sont pas simplement une retransmission live du offline, mais la création, via une extension digitale, d’un terrain commun entre off et on qui offre le même degré d’engagement auprès d’une cible plus large.

Les avantages :

La consommation de tout ou partie du contenu par une cible plus large
Le confort de l’accessibilité (physique ou digitale)
L’alliance du meilleur des deux mondes

Les points de vigilance :

L’importance de choisir un lieu modulable et fonctionnel sans contrainte pour les audiences et les équipes techniques
Veiller à inclure toutes les audiences qu’elles soient physiques ou digitales en offrant la même qualité d’expérience
Penser des formats courts, impactants et rythmés
Le budget : on retrouvera des coûts imputés à chaque format

Comment choisir ?

Le choix du format de votre événement se fait selon vos objectifs, votre message et vos contraintes géographiques et/ou budgétaires. Sans ces éléments, l’arbitrage est complexe.

On note tout de même des grandes tendances selon les formats :

Le présentiel pour des événements à forte valeur ajoutée en relationnel et des échanges privilégiés, types événements VIP, grands comptes ou du closing commercial.
Le distanciel pour des événements de notoriété et de visibilité qui permettent de toucher une audience plus large à moindre coût par personne.
Le format hybride pour des événements à double objectifs.

Si vous rencontrez des difficultés pour construire votre cahier des charges, n’hésitez pas à nous contacter. Le co-design, ça nous parle !

La parole de client

« A l’origine, nos événements go-to-market sont des événements physiques destinés à nos clients et prospects. Nous avons opté pour un format 100% digital de qualité avec des contenus de 15-20mn à forte valeur ajoutée comme l’intervention d’experts de l’industrie.

Nous souhaitions proposer une rencontre enrichissante sur l’industrie visant à renforcer notre position de leader.

Pour offrir une expérience premium à nos participants, nous désirions nous adresser à eux dans leur langue en leur proposant un contenu de qualité avec un confort d’accessibilité via une plateforme évènementielle offrant de l’interactivité.

Le format de cet évènement digital s’est avéré payant. Nous avons noté un taux de participation 5 fois plus élevé que les précédentes éditions physiques et nous avons pu acquérir de nouveau leads qualifiés.

Pour des événements à objectifs plus engageants ou plus “bas de funnel”, je privilégierais toutefois le format physique, car plus adapté à mon marché. »

Marie Ninauve – Campaign and Event manager at Lectra

Le contenu : un challenge cross format

Quelque soit le format arrêté pour votre événement, le contenu reste le nerf de la guerre.

Le contenu sera à adapter et à penser selon le format, bien entendu, mais reste néanmoins le sujet principal sur lequel vos équipes et votre agence doivent passer du temps. On pensera notamment à :

Offrir des contenus pertinents à forte valeur ajoutée
Délivrer des éléments concrets et applicables que l’on peut incarner rapidement
Construire des interventions courtes de maximum 15 mn
Créer un univers visuel et scénographique au service du rythme et du message
Préparer ses speakers et intervenants
Faire appel à un journaliste/animateur pour animer la rencontre et créer du lien avec la ou les audiences.

Gardez à l’esprit que l’événement est le véhicule de votre message.

Key takeaways pour réussir son événement

Définir des objectifs SMART
Arrêter une enveloppe budgétaire en ligne avec les besoins et les objectifs à atteindre
Statuer sur le format de l’événement selon votre positionnement, vos objectifs et vos engagements
Travailler un contenu cohérent, court, impactant et adapté au format
Se faire accompagner par une agence que ce soit sur la logistique, la partie technique, le contenu ou le tout.

CONCLUSION

Vous l’aurez compris, le format choisi dépendra des objectifs principaux et secondaires de la rencontre. Il est certain que cet élément peut varier selon le marché, sa maturité et votre industrie.

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Digitaliser son Assemblée Générale annuelle

Heroiks — Mon, 08 Feb 2021 08:34:00 +0000

Comme tout autre événement dans la vie de votre entreprise, de votre fédération ou de votre association, l’Assemblée Générale annuelle est un temps fort de communication. Si elle est bien préparée, l’AG annuelle est un moment d’échanges et de rencontres entre les actionnaires ou les adhérents.

Mais comment garantir à la fois la valeur légale, la conformité et penser le format lorsqu’il faut la digitaliser ? Découvrez nos conseils pour dématérialiser votre AGO et en faire un moment de partage constructif.

Sommaire :

Qu’est-ce qu’une Assemblée Générale Ordinaire – AGO ?
Que change l’ordonnance et ses décrets ?
Comment garantir la conformité et éviter la contestation ?
Quel format privilégier ?
Pourquoi se faire accompagner par une agence ?

Qu’est-ce qu’une Assemblée Générale Ordinaire – AGO ?

Que vous soyez une entreprise, une fédération ou une association, il est obligatoire de tenir une assemblée générale au moins une fois par an dans les six mois suivants la clôture de l’exercice. Les modalités sont spécifiques à votre forme juridique et à vos statuts.

L’ordonnance du 2 décembre 2020 résultante du contexte sanitaire, assouplie le cadre de l’organisation des AGO : délais, dématérialisation, convocations… jusqu’au 1^er avril 2021. Mais pandémie ou pas, l’AG est l’occasion d’approuver les comptes, de discuter de la gestion de la structure, ou encore de revenir sur l’année passée et partager la vision pour l’année en cours. C’est aussi un moment important d’échanges avec les dirigeants et les autres actionnaires / adhérents qui ne se produit parfois qu’une fois par an lors de votre AGO !

Que change l’ordonnance et ses décrets ?

Sans entrer dans le détail et le jargon juridique, l’ordonnance du 2 décembre 2020 permet de dématérialiser l’assemblée générale et les convocations, même lorsque cela n’est pas prévu dans les statuts. Les conditions permettent un recours à la conférence téléphonique ou audiovisuelle. Toutefois, les autres règles s’appliquant aux assemblées générales physiques restent identiques pour les AG virtuelles : délai de convocation, calcul du quorum…

Comment garantir la conformité et éviter la contestation ?

Dématérialisation ne signifie pas fin des formalités. L’AGO qu’elle soit virtuelle ou non, se doit de respecter certaines règles pour qu’elle soit valide. Dans le cas d’une AGO digitale, vos membres ou actionnaires doivent pouvoir :

Etre convoqués par courrier ou e-mail à une date et un horaire précis, le tout selon les délais prévus dans les statuts.
Disposer de l’ODJ et des résolutions en amont et pouvoir consulter librement des documents.
Délibérer, prendre la parole et poser des questions.
Assister en continu et en simultané à l’instance.
Etre en mesure de voter : consultation écrite, vote électronique en amont ou en live. Les modalités de vote doivent également être respectées : quorum, nombre de voix, calcul des abstentions, procurations… A noter qu’un lieu doit tout de même être mentionné sur la convocation.
Signer une feuille de présence électronique : par signature ou par lien personnalisé avec détail des horaires de connexion et de vote.
Consulter et disposer d’un procès-verbal détaillé à l’issue de l’AGO virtuelle.

Les points de vigilance sont donc : les formalités administratives, le choix de l’outil de diffusion et de vote sécurisé, le lieu de captation et le débit internet.

Nous vous recommandons vivement de passer par le vote électronique avec présence d’un huissier de justice, lorsque cela est possible, car cette solution permet le plus haut degré de sécurité. Cela permet également de voir le quorum en temps réel, et d’avoir les résultats des votes en live. Bien plus efficace que les autres types de vote.

Quel format privilégier ?

Il faut être honnête, les Assemblées Générales sont rarement une partie de plaisir… Enfin, seulement lorsque l’on ne soigne ni le fond, ni la forme !

Le décrochage en virtuel est plus important qu’en physique. L’enjeu principal est donc l’attention. Non seulement parce que les informations communiquées sont stratégiques, mais également pour garantir le quorum. Il est donc indispensable de penser le format en amont.

Pour capter et conserver l’attention tout au long de la rencontre, optez pour des formats courts, des pauses et des transitions dynamiques. Utilisez des visuels, des vidéos pour illustrer vos propos, et soignez vos slides. Le point du support visuel est encore plus important en virtuel qu’en physique, car vos participants en plus d’avoir le nez devant, vont également assister à votre AGO devant leur ordinateur, en écran scindé… alors exit les gros blocs de textes ou les tableaux financiers illisibles, faites de la place quitte à faire plus de slides !

Le recours à une prise de parole sur plateau TV est fortement conseillé. Il ne s’agit pas d’une réunion virtuelle, mais d’un événement digital. La captation professionnelle en studio permet de dynamiser, de casser la routine, et proposer une intervention de qualité.

L’animateur pour soulager les intervenants et humaniser la rencontre est un plus. Il va permettre de créer une atmosphère conviviale, de faciliter la circulation de l’information et de modérer les questions posées.

Penser le format, lisser vos slides, vous accompagner pour dynamiser votre rencontre… vous permettre de vous concentrer sur le fond plus que sur la forme : c’est le rôle d’une agence !

Pourquoi se faire accompagner par une agence ?

Comme toute action de communication, l’Assemblée Générale Ordinaire Annuelle est un temps important et un événement annuel central. Elle n’est pas que statutaire. Sa digitalisation, ou dématérialisation, n’est donc pas à prendre à la légère.

L’accompagnement d’une agence vous permet :

De sélectionner les bons outils et équipements techniques pour faire de votre AGO une action de communication stratégique, performante et interactive.
De vous concentrer sur l’essentiel : le contenu, pendant que votre équipe projet gère la partie administrative et conformité.
D’assurer la qualité de votre AGO et de vos contenus grâce à une captation et diffusion professionnelle en plateau TV.

La force du digital réside dans l’augmentation de valeur qu’il procure. L’enjeu est donc de réussir à surprendre, créer du lien, se réinventer tout en garantissant sécurité et conformité juridique.

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Les événements hybrides

Heroiks — Tue, 21 Jul 2020 08:58:00 +0000

Les événements hybrides ont la cote : approche plus éco-responsable, budget réduit, format post-covid…

Mais qu’est-ce qu’un événement hybride ?

Contrairement à l’événement 100% virtuel, l’événement hybride, également appelé événement phygital (à différencier des événements virtuels ou des webinars), est un mélange entre un rendez-vous virtuel et un rendez-vous physique. Autrement dit, la manifestation prend place dans un lieu physique tout en étant également disponible en ligne via une retransmission live. Mais attention, les events hybrides ne sont pas simplement une retransmission live du offline, mais la création, via une extension digitale, d’un terrain commun entre offline et online qui offre le même degré d’engagement auprès d’une cible plus large.

Dénominations : e-événement, événement hybride, événement phygital

Les avantages des événements hybrides

Un nombre de participants illimités et la possibilité de toucher une cible plus large
Un événement connecté, interactif et innovant
Des coûts réduits que vous pouvez économiser ou allouer à une création de contenu sur le long terme
Une partie logistique moins lourde
Des KPIs chiffrés plus poussés que lors d’un simple événement physique avec un ROI plus facilement mesurable
Un format qui marque les esprits et pas la planète avec une empreinte carbone réduite plus facile à neutraliser

Pourquoi n’est-il pas plus fréquent que ça ?

Les professionnels convaincus que les événements hybrides et digitaux ne sont pas des solutions intéressantes sont pléthores, et on les comprend ! Les événements consistent par essence à placer l’humain au cœur de la rencontre et sont pensés pour favoriser l’échange, l’interaction et resserrer les liens entre les collaborateurs.

Il ne faut pas tenter de comparer l’événement physique et l’événement hybride, car ils n’ont pas la même vocation. Il faudrait plutôt penser l’événement hybride comme on le fait pour les achats en ligne ou le visionnage d’un film sur Netflix : l’expérience est par définition différente mais n’est pas pour autant moins riche.

C’est un challenge, c’est vrai ! Mais le post-covid aide à prendre le shift, et c’est bien.

Un événement hybride peut avoir une résonance très importante lorsqu’il permet à des participants de se joindre ponctuellement à une manifestation à laquelle ils n’auraient pas été convié avec un format classique.

Comment réussir son événement hybride BtoB ?

Il n’y a pas de recette miracle pour réussir son événement phygital par contre il y a des points importants à ne pas négliger. Sinon, n’hésitez pas à vous référer à un cahier des charges audiovisuel. On vous les liste ci-dessous.

Penser le format

La règle N°1 pour réussir son événement hybride est de ne pas le penser comme un événement physique. Il faut designer un format qui allie le meilleur des deux mondes. Autant que le digital, le physique présente des problématiques que le duo peu facilement palier, soutenir et sublimer. Ils sont complémentaires et synchrones.

Varier les contenus

Puisqu’il n’est pas une décalcomanie digitale de l’événement physique, les contenus proposés doivent impérativement être pensés différemment pour injecter plus de peps.

Brandez votre événement, variez les contenus (vidéos, jingle, podcast), augmentez le nombre de break, privilégiez des prises de paroles courtes en pitch de 20mn, et ajoutez-y une touche d’inspiration !

Cette règle vaut pour les events en présentiel et permettrait si elle était appliquée plus fréquemment d’optimiser l’attention des participants donc la mémorisation des messages.

Offrir la même qualité aux participants offline et online

Il est indispensable d’offrir une qualité visuelle et sonore équivalente que l’on soit en physique ou en ligne et elle doit être parfaite. Rien de plus frustrant lorsque l’épisode de votre série est inaudible ou pixélisé, non ? La sélection de la plateforme technique utilisée est donc essentielle.

N’oubliez pas que les participants online sont aussi précieux que les participants offline. Ils doivent pouvoir vivre la même expérience, bénéficier de la même attention. Il faut donc les prendre en compte au moment du design de votre événement et s’assurer, autant que possible de leur intégration totale à l’expérience physique. Pour cela vous pouvez avoir recours à des outils d’interactivité disponibles en physique comme en digital (live Q&A, votes, sondages…), ou des outils de gamifications (social walls, applaudimètre digital…).

Sans cela le taux d’engagement sera fortement dégradé. Il est donc essentiel de bien choisir ses partenaires.

N’hésitez pas à injecter du physique dans le digital ou du digital dans le physique, pour créer un pont entre les deux.

Engager votre audience en favorisant l’interaction

Le plus gros challenge – et souvent l’obstacle qui vous empêche de sauter le pas – est l’interactivité. Pour cela, il faut commencer par voir le digital comme un accélérateur d’émotions et un process enrichissant les interactions, plutôt qu’une approche incompatible à la définition de l’événementiel.

Il faut tout de suite capter l’attention de son auditoire et créer du lien via des prises de paroles franches et authentiques avant, pendant et après l’événement.

Pas besoin d’être Steeve Jobs pour réussir, il faut savoir se préparer et s’entourer de speakers inspirants, de formats innovants et ne pas hésiter à avoir recours à un emcee (maître de cérémonie). Il fera le lien entre les interventions, les participants, et bénéficiera en temps réel des retours des participants off et online. Il joue également le rôle de modérateur et de rassembleur.

Enfin, n’hésitez pas à inclure vos participants dans la conception même de votre événement (oui, oui, vous avez bien lu), sondez-les, demandez-leur de choisir le « guest speaker » ou les thématiques qu’ils ont besoin de traiter en priorité. Fini la parole descendante, vive le co-design ! Valoriser l’avis de vos collaborateurs et placez-les au cœur de votre événement pour les impliquer !

CONCLUSION

L’événement hybride n’est donc pas une alternative, mais bien un autre type d’événement. Il vous incite à penser votre réunion différemment en y intégrant des outils technologiques permettant de placer l’humain au cœur de votre action et d’actionner des leviers innovants. Il est le meilleur des deux mondes entre le physique et le digital, sans limite, alors qu’attendez-vous ?

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